ERP-Software: Was ist das eigentlich?

Was wäre, wenn du die Abläufe deines Unternehmens mit einfachen Mitteln optimieren könntest? Wenn Routineaufgaben ab sofort automatisiert werden? Was würdest du sagen, wenn sämtliche Unternehmensbereiche miteinander verknüpft wären und deine Mitarbeiter einfach und schnell auf relevante Informationen zugreifen könnten? Um Kunden zu begeistern und Umsätze zu erhöhen?

Diese Vision ist heute bereits in vielen Unternehmen erfolgreiche Wirklichkeit. Inhaber und Geschäftsführer setzen auf automatisierte Prozesse und eine zentrale Datenverwaltung, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und Kunden nachhaltig von ihrem Unternehmen und dessen Produkten oder Dienstleistungen zu überzeugen. Der Schlüssel zum Erfolg: Die passende ERP-Software!

Was genau sich hinter der erfolgreichen Lösung verbirgt und wie auch du den Erfolg deines Unternehmens mit einem ERP-System sichern kannst, haben wir für dich im folgenden Artikel zusammengefasst. 

Digitale ERP-Software einfach erklärt

Enterprise Resource Planning, kurz ERP, bezeichnet die vollständige Ressourcenplanung eines Unternehmens. Für die einfache und automatische Steuerung und Verwaltung der dafür notwendigen Geschäftsprozesse wurden spezielle Softwarelösungen entwickelt, sogenannte ERP-Systeme. Sie verbinden die verschiedenen Funktionen wie Beschaffung, Material- und Warenwirtschaft, Vertrieb, Personalwesen, Marketing (CRM), Rechnungswesen und Controlling und ermöglichen die Darstellung aller relevanter Daten und Workflows. Dadurch garantieren ERP-Systeme einen effizienten Einsatz der Ressourcen und sorgen für automatisierte Prozesse.

Inzwischen ist eine ERP-Software ein komplexes System, das heute zum Alltag in vielen Unternehmen zählt, egal ob in internationalen Großkonzernen, im mittelständischen Einrichtungshaus oder im kleinen Einzelhandelsbetrieb. Was Unternehmer daran vor allem begeistert? ERP-Software lässt sich flexibel in den verschiedensten Geschäftsbereichen einsetzen und umfasst neben den klassischen Funktionen häufig auch weitere Bereiche, wie Tools für das Projektmanagement oder ein elektronisches Dokumentenmanagement. Diese intelligente Verknüpfung zur effizienten Unterstützung von Workflows und Prozessen ist es, die ERP-Systeme für Unternehmen so wertvoll macht.

Welche Aufgaben übernimmt eine ERP-Software in deinem Unternehmen?

Deine Mitarbeiter nutzen ihre Kenntnisse und Erfahrungen täglich in verschiedensten spannenden Projekten, erarbeiten kreative Ideen und entwickeln innovative Konzepte. Damit all diese Informationen jederzeit zentral verfügbar sind und für die interne Weiterverarbeitung bereitstehen, lassen sich alle Unternehmensbereiche über eine ERP-Software lückenlos miteinander verknüpfen. So kann jeder Mitarbeiter mit einem Klick auf die für ihn relevanten Daten zugreifen, ohne diese lange suchen zu müssen. Genial einfach, oder?

ERP-Software – innovative Softwarelösungen in einem System

Mit dem Einsatz einer ERP-Lösung stehen einem Unternehmen zahlreiche technische Hilfsmittel zur Verfügung, die den Arbeitsalltag unterstützen können. Dabei können Systeme individuell an die Bedürfnisse angepasst und entsprechende Funktionen integriert werden.

Dir stehen demnach zahlreiche Erweiterungen zur Verfügung, aus denen du das für dich und dein Unternehmen passende ERP-System individuell zusammenstellen kannst. Wir haben für dich einmal die wichtigsten und beliebtesten Softwarefunktionen zusammengestellt, mit denen du die Abläufe in deinem Unternehmen optimieren kannst.

Erstklassige Warenwirtschaft Sie ist der Klassiker unter den Funktionen einer ERP-Software – die Warenwirtschaft. Die Basis nahezu jedes Unternehmens besteht aus dem Einkauf und Verkauf von Waren und Artikeln, der Abwicklung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Genau hier kommt das Warenwirtschaftssystem zum Einsatz. Das intelligente Tool übernimmt die zentrale Verwaltung und Bereitstellung sämtlicher Informationen, von umfangreichen Kunden- und Stammdaten, bis hin zu ausführlichen und vollständigen Belegen. Warum du davon profitierst? Na, weil du und deine Mitarbeiter dank dieser schlanken neuen Prozesse zukünftig einiges an wertvoller Zeit gewinnen werdet – Zeit, in der ihr euch voll und ganz eurem Kerngeschäft widmen könnt: Kunden zu begeistern!

Intelligente Finanzbuchhaltung Deine neue ERP-Software hat deinen Arbeitsalltag mit der Einführung einer Warenwirtschaft bereits enorm erleichtert. Du bist begeistert von der Einfachheit und Effizienz des Systems und fragst dich, ob das vielleicht auch in anderen Unternehmensbereichen möglich ist. Wir können dir voller Überzeugung versichern: Das ist es!   Denn eine erfolgreiche ERP-Software umfasst selbstverständlich auch ein vollständig integriertes Rechnungswesen. Warenwirtschaft und Rechnungswesn in einem System, klingt fast zu schön, um wahr zu sein, oder? Aber genau diese lückenlose Verbindung kann in Zukunft die Abwicklung sämtlicher Routineaufgaben deiner Finanzbuchhaltung unterstützen – mit einem effizienten OP-Management und optimierten Zahlungsverkehr. Moderne Systeme verfügen zudem über ein digitales Rechnungseingangsmanagement, über das die gesamte Rechnungsbearbeitung automatisiert abgewickelt werden kann.

Papierloses Arbeiten mit digitalem Dokumentenmanagement

Täglich erreichen dich zahlreiche E-Mails, Belege müssen verwaltet werden und viele weitere wichtige Dokumente müssen für jeden zugänglich sein. Bei so viel Papierkram, egal ob offline oder online, können durchaus mehrere Stunden für das Auffinden des richtigen Dokuments vergehen. Häufig bleibt die Suche allerdings ohne Erfolg, da der gesuchte Beleg im Papierchaos verloren gegangen ist.

Du kannst entspannt durchatmen, den auch hierfür bietet eine ERP-Software die optimale Lösung: Ein digitales Dokumentenmanagement bringt das papierlose Arbeiten in dein Unternehmen. Du fragst dich, wie das papierlose Büro deine Workflows verbessert? Dokumente können mit diesem Tool automatisch erfasst und verwaltet werden. Viele Systeme sind außerdem äußerst intelligent und können E-Mails, Lieferscheine und vieles mehr direkt den richtigen Aufträgen und Angeboten zuordnen – wenn das mal kein absolutes Highlight ist?! Von unendlichen und unübersichtlichen Papierbergen kannst du dich somit offiziell verabschieden. 

Beste Kundenbeziehungen dank Customer Relationship Management (CRM) Bringen wir es mal auf den Punkt: Das Ziel jedes Unternehmers ist es, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen und damit die höchstmöglichen Umsätze und Gewinne zu erzielen. Wie schaffst du das am besten? Genau, indem du deine Kunden mit deinem Angebot begeisterst und eine langfristige und positive Beziehung zu ihnen aufbaust. Die richtigen Informationen über deine Kunden sind dafür das A und O.   Das ist nun der Moment, an dem wir dir einen weiteren besonders hilfreichen Bestandteil eines erfolgreichen ERP-Systems vorstellen, das Customer Relationship Management – kurz CRM. Dieses Allround-Talent ermöglicht es dir, deine Kunden noch intensiver zu betreuen, indem es dir absolut zentral und zu jeder Zeit kundenbezogene Informationen zur Verfügung stellt.

Mit diesen hochwertigen und qualitativen Daten rund um Auftragshistorie, Termine oder Servicefälle lassen sich nebenbei auch noch besonders tolle und individuelle Werbeaktionen kreieren – und das alles in einem System.

Mehr Zeit für deine Kunden dank optimal organisiertem Bestellwesen

Egal in welcher Branche dein Unternehmen Produkte an den Mann (oder die Frau) bringt, komplexe Bestellprozesse sind ein fester Bestandteil deiner Unternehmensprozesse. In der Logistik müssen viele Komponente berücksichtigt werden, damit dein Bestellwesen so einfach und zuverlässig läuft wie ein gut geöltes Uhrwerk. Bestellungen aufgeben, Auftragsbestätigungen erfassen, Wareneingänge buchen und ab und an wirst du sicherlich auch mal ein Mahnschreiben versenden müssen. Klingt erst einmal ziemlich zeitaufwändig, oder?

Das eine komplexe Bestellabwicklung aber auch kinderleicht sein kann, beweisen gängige ERP-Systeme, die dich mit automatisierten Abläufen unterstützen. Was bisher in mühevoller Handarbeit Zeile für Zeile am PC abgetippt werden musste, wird in einer ERP-Software automatisch aus den vorhandenen Belegen erfasst und zugeordnet. Mit ein paar weiteren Klicks führt ein Wareneingangs-Assistent deine Mitarbeiter durch dessen Buchung und innerhalb weniger Schritte ist die Bestellung erfolgreich abgewickelt. Eine enorme Zeiteinsparung für deine Mitarbeiter – und Zeit ist ja bekanntlich Geld.

Controlling

Mit einer ERP-Software kannst du inzwischen deine gesamte Auftragsabwicklung in einem System verarbeiten und direkt in der Finanzbuchhaltung verbuchen. Du nutzt ein digitales Dokumentenmanagement, das dir die Vorzüge eines papierlosen Büros ermöglicht. Ein effizientes CRM fördert langfristige Kundenbindungen und die automatisierten Workflows im Bestellprozess begeistern deine Mitarbeiter. Fehlt nur noch das i-Tüpfelchen für eine ganzheitliche ERP-Lösung: Ein aussagekräftiges Controlling.

Alle Zahlen zum Umsatz und zur Handelsspanne deines Unternehmens mit einem Klick verfügbar. Auswertungen aufgeschlüsselt nach verschiedensten Kriterien wie Warengruppen oder Verkäufer. Anschauliche Statistiken zur Unterstützung deiner Analyseergebnisse. Die Chancen und Möglichkeiten eines im ERP-System integrierten Controllings sind nahezu grenzenlos – die ideale Basis für deine strategischen Entscheidungen.

So erkennst du die passende Software für dein Unternehmen

Wie du bereits gesehen hast, bietet eine ERP-Software jede Menge Inhalte, die dich und dein Unternehmen unterstützen. Aber woher weißt du jetzt, welches System das richtige für dich ist? Wie kannst du wissen, ob das kostspielige Premium Angebot deine Bedürfnisse besser erfüllt als deine Standard Software des mittelständischen Unternehmens, das bereits Erfahrungen aus deiner Branche vorweisen kann? Mit welcher Software wirst du die Unternehmensziele optimal erreichen können?

Vielleicht fragst du dich jetzt, was an dieser Lösung einfach sein soll. Um das Ganze besser zu verdeutlichen, stell dir folgende Situation vor. Du möchtest dir ein neues Auto zulegen und bist auf dem Weg zum Autohändler deines Vertrauens. In deinem Kopf hast du bereits genaue Vorstellungen davon, über welche Highlights dein Auto verfügen muss, um dich zu begeistern: ein schickes Panorama-Schiebedach, ein integriertes Navigationssystem und elektrisch verstellbare Sitze. Schnell soll der neue Wagen sein und die angenehm warme Sitzheizung sowie die Freisprechanlage und die Bluetooth-Schnittstelle dürfen natürlich auch nicht fehlen. Dein Händler präsentiert dir in den nächsten Stunden voller Begeisterung die Vorzüge und Highlights verschiedener Autos. Doch keines davon verfügt über all deine persönlichen Wünsche. Jetzt stell dir die Frage: Würdest du ein teures Auto kaufen, das zwar über viele tolle Funktionen verfügt, aber letztendlich deine Bedürfnisse nicht erfüllen kann? Vermutlich nicht, und zwar aus einem ganz einfachen Grund: Es passt nicht zu dir.

Überlege dir genau, welche Geschäftsbereiche unterstützt werden sollen, welche Zusatzfunktionen du benötigst und was für den Erfolg deines Unternehmens wichtig ist. Du möchtest deinen Kunden mit einem Webshop begeistern? Dann solltest du eine ERP-Software in Betracht ziehen, die eine umfassende Shopintegration anbietet. Der Schwerpunkt deiner Firma liegt in der persönlichen Auslieferung und Montage deiner Ware? Dann ist eine professionelle Tourenplanung im ERP-System die perfekte Voraussetzung. So findest du die ERP-Software die langfristig ideal zu deinem Unternehmen passt.

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