Endlich ist es soweit! Du hast den lang ersehnten Auftrag eines besonders wichtigen Kunden an Land gezogen und freust dich über deinen Erfolg. Jetzt geht’s an die Umsetzung des Projekts. Voller Energie beginnst du deine Projektplanung. Dabei ist dir klar: Alleine lässt sich das nur schwer realisieren. Du brauchst Spezialisten mit Fachwissen und Fähigkeiten aus unterschiedlichen Themengebieten, Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten und kreative Ideen, die das Ergebnis bereichern – kurz, du brauchst ein Team. Kein Problem, denkst du dir, und stellst ein Team aus kompetenten Experten und kreativen Köpfen zusammen. Aber, wie stellst du als Teamleiter jetzt sicher, dass dieses Team optimal zusammenarbeitet und am Ende erfolgreiche Ergebnisse liefert?
Damit es dir, zusammen mit deinem Projektteam, gelingen kann, einen herausragenden Erfolg zu erzielen, haben wir 7 Tipps für dich zusammengestellt, die euch dabei unterstützen können.
#1 Gemeinsame Ziele definierenSobald du dein Team zusammengestellt hast, legt ihr gemeinsam klar definierte Ziele fest, die für ein erfolgreiches Ergebnis angestrebt werden. Denn nur wenn alle das Projektziel kennen, können entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung ergriffen werden. Ähnlich funktioniert das z.B. auch beim Segeln: Jedes Crew-Mitglied weiß ganz genau, welche Aufgaben es übernehmen muss, damit das Segelboot am Ende von A nach B gelangt. Zusätzlich stärken gemeinsame Ziele die Einheit im Team und vereinfachen die Organisation eines Projekts erheblich: Von der Terminplanung, bis hin zu benötigten Kenntnissen und Fähigkeiten – alle Kapazitäten lassen sich deutlich einfacher und effizienter erfassen und planen. |
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Einfach arbeiten mit der SMART-FormelVerwende für klare und verständliche Zieldefinitionen die sogenannte SMART-Formel. Sie hilft dir, Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar darzustellen, damit alle Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können.
Hier ein kurzes Beispiel: Wenn du im ersten Meeting für das kommende Einrichtungsprojekt deinem Team mitteilst, dass es euer Ziel ist, am Ende das Budget nicht zu überschreiten, bringt das den Mitarbeitern erst einmal relativ wenig. Zu viele Fragen bleiben hier offen: Wer ist unser Kunde? Werden Spezialanfertigungen benötigt? In welchem Stil soll die Einrichtung gestaltet werden? Und besonders wichtig: Welches Budget steht zur Verfügung?
Um dein Team von Beginn an zu motivieren und für das Projekt zu begeistern, braucht es eine konkrete Zieldefinition:
"Mit einem Budget von 50.000€ soll bis zum Ende des Jahres die ganzheitliche Planung, Gestaltung und Umsetzung der Büroeinrichtung der Firma einfach arbeiten GmbH realisiert werden."
So hast du die wichtigsten Fragen mit einer spezifischen, messbaren und terminierten Zielformulierung bereits geklärt. Realistisch ist das Ziel für euer Team ebenfalls und akzeptiert wird es mit dieser smarten Zieldefinition garantiert ebenfalls. So kannst du die SMART-Formel nutzen, um für dein nächstes Teamprojekt eindeutige Ziele zu formulieren.
Quelle: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/die-smart-formel/ |
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Infobox
#2 Klare Aufgabenverteilung festlegen |
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Nachdem ihr ein gemeinsames Ziel vor Augen habt, geht es nun darum alle Aufgaben klar zu verteilen. Jedes Teammitglied muss genau wissen, welche Aufgaben und Workflows in seinen Zuständigkeitsbereich fallen, um im weiteren Projektverlauf einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dabei gilt: Ein Team arbeitet am effizientesten, wenn jeder mit den Aufgaben betraut wird, die er mit seinen Kenntnissen und Fähigkeiten am besten ausführen kann. Zu den Aufgaben des Teamleiters zählt außerdem, den Handlungsspielraum der einzelnen Personen zu definieren, d.h. eindeutig festzulegen, welche Entscheidungen individuell getroffen werden können und wann eine Abstimmung im gesamten Team nötig ist. Je genauer die Aufgaben zu Beginn zugeordnet werden können, desto verantwortlicher fühlen sich die Teammitglieder und desto stärker identifizieren sie sich mit dem Projekt.
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Die spannende Entwicklung deines Teams - klassische Gruppenphasen |
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#3 Verantwortung gleichmäßig verteilen
Damit dein Team am Ende mit einer erfolgreichen Teamarbeit glänzen kann, sollte sich jeder für das Projekt und dessen Ergebnis verantwortlich fühlen und bereit sein, die nötige Arbeit zum Erreichen des Ziels zu leisten. Indem du die Verantwortung für einzelne Teilbereiche des Projekts auf alle Mitarbeiter verteilst, förderst du ihre Eigenverantwortung und verbesserst damit ihre Motivation. Wem bewusst ist, wie wichtig die eigenen Entscheidungen und Leistungen für den Erfolg des Projekts sind, der wird sein gesamtes Wissen und Können voller Engagement und hoch motiviert in die gewissenhafte und effiziente Bearbeitung seiner Aufgabenbereiche stecken.
Mit der Verteilung der Verantwortung verringerst du außerdem das Risiko des „sozialen Faulenzens“ in deinem Team. Hinter diesem Phänomen verbirgt sich die negative Einstellung mancher Mitarbeiter, die sich gerne mal zurücklehnen und ihre Kollegen die ganze Arbeit übernehmen lassen. Erhält hingegen jedes Teammitglied einen eigenen Verantwortungsbereich, legst du die Basis für eine erfolgreiche und vor allem gemeinsame Teamarbeit.
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#4 Wertschätzender Umgang miteinanderEin gutes Verhältnis innerhalb deines Teams ist das A und O erfolgreicher Zusammenarbeit. Gegenseitiger Respekt, ein freundlicher Gesprächston und die Sicherheit, sich jederzeit auf seine Kollegen verlassen zu können, sorgen für leistungsstarke Teams, die nicht nur erfolgreich, sondern auch gerne zusammenarbeiten. Wertschätzung und Vertrauen sind die Basis für einen offenen Meinungsaustausch, das Einbringen neuer und kreativer Ideen, sowie das Äußern konstruktiver Kritik, um am Ende die bestmöglichen Ergebnisse liefern zu können.
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#5 Ehrliche und offene Kommunikation
Erfolgreiche Teamarbeit basiert auf ständigem Informationsaustausch untereinander, denn nur so ist es möglich, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit über den aktuellen Stand eines Projekts Bescheid wissen. Regelmäßige Meetings, in denen Leistungen und Ideen präsentiert, sowie Unklarheiten und offene Fragen angesprochen werden können, verbessern die Zusammenarbeit und steigern das Selbstvertrauen der einzelnen Teammitglieder.
Auch eine ehrliche und sachliche Meinungsäußerung untereinander ist wichtig, wenn es um das Thema Kommunikation geht. Denn konstruktive Kritik ist essentiell für die Optimierung und das Vorantreiben des Projektergebnisses. Deine Aufgabe als Teamleiter ist es zum einen dafür zu sorgen, dass diese Kritik sachlich und respektvoll bleibt und zum anderen die Kommunikation im Team zu fördern, z.B. durch die Einführung von effizienten Kommunikationstools (siehe #7).
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#6 Fördere ein angenehmes TeamklimaWer sich bei der Arbeit wohlfühlt ist motivierter, leistungsfähiger und erzielt bessere Ergebnisse. Diese Tatsache können wir sicher alle aus eigener Erfahrung bestätigen. Eine Wohlfühlatmosphäre innerhalb des Teams ist daher besonders wichtig, um eine optimale Umgebung für effizientes und erfolgreiches Arbeiten zu schaffen. Eine positive Stimmung zwischen den Mitarbeitern fördert die Produktivität und den Zusammenhalt, Spaß und Freude an der Arbeit steigern Kreativität und Motivation. Ein begeistertes Team, das täglich leidenschaftlich und voller Energie gemeinsam an einem Projekt arbeitet, liefert am Ende die besten Ergebnisse. Du als Teamleiter kannst ein solches Klima z.B. durch Teambuilding Events fördern. Solche Veranstaltungen sind perfekt, um die Kommunikation und Bindung untereinander zu festigen und können deinen Mitarbeitern einen Motivations- und Vertrauensschub geben. |
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Erfolgreiches Teamwork dank Teambuilding |
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Um den Teamgeist und den Zusammenhalt deiner Mitarbeiter zu stärken gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Wir haben für dich vier Maßnahmen ausgewählt, mit denen du dein Team mit viel Spaß und Kreativität fördern kannst.
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#7 Zusätzliche Tools vereinfachen die Zusammenarbeit |
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| Vereinfache deinem Team die Arbeit durch den Einsatz von unterstützenden Tools und Softwarelösungen. Für mehr Struktur und Transparenz kann ein flexibles Projekt- und Aufgabenmanagement, wie z.B. die webbasierten Angebote JIRA, Trello oder Microsoft Teams, eingeführt werden. Diese Systeme bieten viele hilfreiche Funktionen für eine teamorientierte Aufgabenkoordination und Kommunikation wie z.B. den aktuellen Auftragsstatus, Aufgabenbeschreibung, Checklisten, Fälligkeiten und vieles mehr. Kanban-Boards und Roadmaps ermöglichen außerdem einen vollständigen Überblick aller projektbezogenen Workflows. Somit steht der erfolgreichen Teamarbeit nichts mehr im Weg. |  |
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"Die Integration des Projektmanagement-Tools JIRA in unsere ERP-Lösung marahplus bietet unseren Kunden umfassende Möglichkeiten, ihre Projekte zielorientiert und transparent zu steuern. Vor allem die Projektteams profitieren von den zahlreichen Kommunikations- und Dokumentationsmöglichkeiten für eine effiziente Teamarbeit, wie z.B. die Aufgabenverwaltung, E-Mail Integration und Projektverwaltung. Und erfolgreich abgeschlossene Projekte führen am Ende zu begeisterten Kunden, die gerne wiederkommen!
Steffen Debatin | Finanzen und Controlling |
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